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会展危机管理案例分析,如何理解会展危机管理

日期:编辑:营销小百科

如何理解会展危机管理

谈谈会展危机管理的特征及其类型

会展活动涉及到社会的方方面面,其活动的集聚性和时效性往往是其他行业有所不及的。如何认识会展危机的特征和分类是至关重要的。

曾有人把会展视同农民对天时地利的依赖程度,迫切需要进行危机管理。也有人说“会展危机无处不在,危机随时可能发生” 。而对会展危机的定义,有些专家界定为:“针对会展而言,危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体等利益相关主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续正常经营的非预期性事件,这些事件可能以无限多样的形式,在许多年不断发生”。

美国前总统肯尼迪,曾对“危机” 两字做过西方式的解释,他认为前一字表示“危险”,后一字表示“机遇”,也就是危险机遇的意思。这种说法在国外颇为流行。

2003年的非典(SARS)危机给中国社会经济造成巨大损失,其中,会展行业也不例外,人们对危机的认识有了新的体验,也足以引起会展界对会展危机管理的深刻反思。下面就会展危机的特征及其类型,谈点看法:

一, 会展危机的特征

1. 意外性,意外性是会展危机的起因性特征。如2001美国的“9.11” 事件以及中国2003年经历的非典医疗风波等重大意外性事件。它令人感到意外和突然,也给人们带来惊恐和不安。

2. 危害性,危害性是会展危机的结果性特征。重大的会展危机往往造成会展终止,有的还会造成巨大经济损失和社会负面影响。

3. 紧急性,紧急性是会展危机的实践性特征。其应急性实践往往令与会者应接不暇和终身难忘。

4. 不确定性,不确定性是会展危机的本质性特征。具体到某届展会,组展者很难预料危机何时发生,从何处发起,其危害有多大,范围有多广,持续时间有多长,损失有多少等等,真可谓“危机无处不在,危机随时可能发生” ,只有树立全面的危机管理理念,创建科学的会展危机应急管理体系,着力于从“大处着眼,小处着手” ,加强预测预报,加强综合治理,才能使会展防范于未然,并能顺利举办和可持续发展。

二, 会展危机的类型

每当展会拉开序幕,来自四面八方的人群相聚而至,从此刻开始,会展危机也就相伴而来。诸如会展活动场馆的规模和区位(社会治安状况,周边交通环境,场馆设施条件等);当地的气候条件和变化;会展活动的时间和性质、特征;会场的食物、水、饮品、与会人数、现场消防和动力安全等,随着各种变量因素的积累和变异,将会产生各种难以预测和控制的后果。为此,人们把会展危机分为两大类,一类为可控制会展,另一类为不可控制会展。并从中找出会展类型的分类方法,具体有:

1. 社会因素,这里主要指经济秩序和社会宏观环境变化而导致的危机。如社会经济衰退,通货膨胀,游行示威、罢工罢市、政治动乱以及恐怖威协和战争波及等。这些来自社会环境的巨大冲击,是任何办会者都难以抗拒的。故称之为不可控制的危机。但组展者如能从国家政府部门提前获得危机信息,则可采取应急措施把危害降到最低点。

2. 运作因素,这是指在会展运作中,由于项目经理经营不善,管理不当;主办机构财力不足以及参会合作者严重失误或中途退出等诸多原因,造成管理失控和混乱,导致整个会展活动陷入困境。这些都属于运营层面上的管理危机,也有学者把它称为经营危机、财务危机和合作危机。值得指出的是目前国内会展业中尚存在盲目扩张、恶心竞争、弄虚作假等错误倾向,这更是造成会展危机产生的祸根,应该引起高度重视和坚决根治,这方面的沉痛教训比比皆是,笔者就不多述了。

3. 自然因素,这是指由自然因素引起的危机,诸如突然发生地震、海啸、飓风或暴雨、洪水等重大自然灾害。这是办展者无法抗拒的,当属不可控制范畴。为了防范这些危机,办展者一定要加强与政府相关管理部门的信息沟通,一旦获息定要“宁可信其有,不可信其无” 。会展活动要作好时间调整,及时更改会展日期或变更场地,直至被迫终止而避开危机的发生。

4. 安全因素,这里指除社会因素和自然因素外的安全问题。诸如工作粗心大意、场馆和展位识施所引起的危险、盗窃、抢劫、爆炸等,其他如突发性的食物中毒,观众参观时人流拥堵造成倒塌伤害以及火灾、漏电、严重污染等。这些危机的产生大多属于管理层面上的问题,理应加强管理,制订出会展各项管理职能和规章制度,不断提高会展管理人员的综合素质和与会者的文明素质。由于这方面的典型案例很多,也就点到为止。

以上是会展者对会展危机管理方面的一些体会和认识,现整理出来供同行博友参考,如能对会展业的年轻朋友有所帮助,将是会展者的荣幸。

哪些展会现场危机处理案例?

1、参展商的过于放心

参展商的过于放心是展会管理人员面临的最为严重的安全问题之一。许多参展商错误地认为展会管理人员、总服务承包商或者安全承包商会处理所有问题。由于一次展会上有众多的参展商,根本不可能对每一家参展公司进行监督,也无法对每一个情况进行监控。

2.人群的多样性

展会上会有大量的人员——工作人员,承包商,买主,卖主和其他人——而他们中大多数互不相识。

3.货物处理

在包装货物、贴标签和运输货物中的疏忽大意都可能造成问题。而将货物运到展台的过程中也可能也会留下隐患。

4.设施、场所与规划布局

不论在哪里举办展会都可能会有相关的风险。门、窗和锁闭装置不密闭,卸货和存货的码头或仓库不安全,电梯、通道和地面不符合标准等都可能导致货物被盗或受损。

5.确定的最后期限导致混乱

有一种观点认为展会的性质是有时间限制的临时市场,这一性质就已隐含着导致混乱的可能性。在大多数情况下,展会都有明确的时间安排,说明何时将物品搬入展会,何时将其搬出,但是承包商、参展商、装修商、独立承包商几乎同时到达。再加上压力因素,因此很容易出现混乱,而且在固定的时间内将物品搬进、搬出很容易使人筋疲力尽,这个时候也是心脏病的高发期。

6.业务外包

展会是一项劳动密集性的活动。将物品搬进、搬出展会需要大量的人力。展会现场的登记也需要很多外界的协助。很多情况下,由于展会的时间和资源有限,无法对这些工作人员进行全面的安全检查或对他们进行深入而正式的培训。

7.展位设计

在很多展会上都设有开放式展台,让参观者进出展台或查看展品。所以,在展会人流量很大的时候,就不可能监控整个展台,而这也就可能导致一些安全风险,尤其是当展台上陈列了一些贵重物品的时候。

展位的设计也可能遗留安全隐患。地面或地毯不平整,升降台或展台摇摇晃晃等都是潜在的安全隐患,所以在展会的规章制度中应该对此类问题做出规定。

8.促销礼物

许多参展公司都提供各种各样的促销礼物,如赠送参观者各种手袋等。这些手袋既有广告的作用,也可以方便参观者放置从展会上收集的资料。但是,这些手袋也为盗贼们提供了藏匿赃物的地方。而且一些警戒心不强的女性参观者还会把皮包放进手袋中,而这无疑会吸引扒手。

9.展会上的食品供应

大多数展会都会安排展览期间的食物供应。许多展会还专门在展馆内设立了就餐区,当然也有些展会不这么做。如果展会设立了临时的就餐区,那么就引起了另一种隐患——食物引起的疾病。通常在这些展会临时就餐区出现的问题诸如:食物加热不均匀、食物没有冷却、交叉感染等。

我们知道,“危机”实际上就是危险和机会并存,危险有可能转化成机会,关键在于是否能在适当的时机做出正确的抉择。危机管理的重要特征在于危机公关。

危机公关是当组织在事件中遭遇信任、形象危机或某项工作产生了失误时,组织通过一系列的活动来获得社会大众的谅解与理解,进而挽回影响的一项重要的危机管理工作,其目的是将现在的风险转化为组织未来发展的机会。

很显然,一个有效的危机处理,会提升参展商、观众等各方面对活动的举办方和组织方的信心,增强信赖度。那么,危险和机会转化的过程就为品牌的提升创造了机会。

如何处理展览展示活动中所出现的各种危机?

您好~~所谓会展危机就是在展会展览策划活动中所出现的这样那样的事情,在展览策划中没有想到的一种现象。展览危机的存在有可能是因为展会策划过程中的各种漏洞,有可能是展览策划者遗漏的小漏洞,有可能是在展览活动中出现的各种小问题。总之展览展示危机事件是各种信息相互交错的综合表现。会展过程中避免不了会出现这样那样的事情,展会活动中遇到危机一定不要慌张,会展危机只是某种现象,并不会告诉你问题的实质是什么。会展组织者必须从分析和把握事件的来源和性质人手,找到问题的实质和核心,制定相应的策略,寻找解决实质问题的最有效手段和办法。会展危机就是影响参展商和观众对展会举行目的地的信心和扰乱展会组织主体继续正常经营的非预期性事件,并可能以无限多样的形式在许多年不断发生的事件。由此可见会展危机的存在可以或大或小得对展会造成一定的影响,它也许是短时间的影响,也有可能是长远潜在的影响。所以展会危机对一个展会的成功举办是至关重要的。问题出现的形态一般有两种情况:一是环境直接向组织提出问题;二是由于问题的存在,致使某种事态发生,需要从危机事件中找出问题所在。任何一次危机的发生,当事人都可能有过激的反应,不可能都按照企业的意思理解。所以危机公关的一个重要原则,就是了解公众,倾听别人的意见,确保企业能把握公众的抱怨情绪,并作出准确的判断。不管事态发展如何严重,只要有准确的评估,根据评估的结果,就能衡量其危害性制定相应的策略。会展危机的管理已经有一套完整的危机管理理论,在发展阶段存在着5个时期:即酝酿期,爆发期,处理期,扩散期和后遗症期。首先要做的就是预防,根据展会的特点预先拟定计划,感觉可能会发生的危机。避免危机扩大的可能,并迅速解除危机,化危机为转机,回收部分损失,将损失捡到最小。展会应该提早设置早期警报信息系统,控制危机,挽救损失。 展会展台搭建公司根据会展危机管理理论与实际的展会相结合,我们总结出一套具体的会展危机管理措施,其一是准备工作。会前制定危机防治计划,成立专门的管理机构,建立参与主体的数据库,以及与其它部门的联系,筹建危机管理特别基础设施,设置危机预警系统,在展会前做好充分的准备。其二是积极应对。展会策划时建立专门的力博官方网,要求主体之间通力合作,获得政府的支持,和危机监测系统。其三则是恢复工作(即展后),加强宣传消除疑虑,恢复正常工作,总结经验教训,创造管理系统,提高应对能力。

祝您幸福,谢谢采纳。

会展组织案例问题

会展活动是围绕着特定主题在特定时空环境下由多方参与并共同推进,实现各方利益均衡的集体性的社会活动。是通过精心的策划,运用科学的技术手段,组织实施和传播,达到各方的维系和交易、整合营销、调节供需、技术扩散、产业联动、促进经济一体化,从而树立和维护良好的品牌形象,使自身与变动的社会环境保持动态的平衡。

  美国著名公共关系学者卡特李普(ScottM.Cutlip)和森特(AllenH.Centre)认为:公共关系是这样一种管理功能,它能建立和维护组织与公众之间的互利互惠关系,而一个组织的成功或失败取决于公众。美国人莱克斯·哈洛博士认为:“公共关系是一种特殊的管理职能,它帮助一个组织建立并保持与公众之间的交流、理解、认可与合作”、“帮助企业保持与社会同步;它使用有效的传播技能和研究方法作为基本工具。”公共关系的职能反映了一个组织需要通过自身的变革,适应目前越来越全球化、多元化的社会,它是贯穿于组织生存与发展全过程的一项至关重要的战略工作,其使命也恰恰体现在它有利于协调和维护这个为我们提供了物质和社会需要的社会系统上。

  由于会展是一项复杂的系统工程,组织者在实施总体战略过程中,需要协调与政府、合办单位、力博官方网、参展商、社会公众、内部员工等多方面的关系,以达到良好的产业效应、经济效应和形象效应。因此,在会展工作中的整体运作中如何成功的实施公关战略,协调和维系与社会各界的多种错综复杂的关系,赢得各界公众好评,取得良好的社会效果与展览效益,成为参与会展活动各方研究的重要议题。

  公共关系功能在会展活动中的体现

  1. 会展活动可以充分展示企业的形象和产品品牌,建立良好的企业形象。

  作为一种现代化的传媒方式,会展活动是通过举办大规模、多屋次、多种类的会议和展览,带来源源不断的商流、物流、人流、资金流、信息流,对企业而言不仅产生直接的经济效益,还可以充分展示企业的形象和产品品牌,建立良好的企业形象。会展活动已远远超过单纯地举办会展本身所具有的意义,成为树立城市形象、展示发展成果、弘扬文化艺术、促进经济建设、推动社会进步的朝阳产业。

  2. 会展活动是吸引注意力的平台,是维系多方的纽带。

  在会展活动中,生产商、批发商和分销商汇聚一堂,进行交流、贸易,它就是吸引各方受益者的注意力信息平台。企业可以利用各种信息渠道宣传自己的产品,推介自己的品牌、形象。企业与顾客可以直接沟通,得到及时反馈。企业可以收集有关竞争者、新老顾客的信息,企业能了解本行业最新产品动态和行业发展趋势,构成决策依据。会展活动可以扩大参与者的接触面,开阔视野启发思路;企业可以货比三家,寻求最佳的供货厂商与合作对象;一对一、点对点的双向沟通,便于寻求客户和商贸机会,提高顾客对品牌的忠诚度;在展会进行中还可以直接订货,免去寻求客户与市场的中间环节,花费少,时效高。因而会展业成为时下备受推崇吸引注意力的平台和维系多方的纽带。

  3. 会展活动可以通过各方的合作,建立彼此的互惠互利关系

  会展业是一项极为复杂的系统工程,受制因素很多,从制定计划、市场调研、展位选择、展品征集、报关运输、客户邀请、展台布置、广告宣传、组织成交直至展品回运,形成了一个互相影响、互相制约的有机整体,这个有机体的形成关键在于能够形成彼此利益上的切实互求和实现,在互惠互利、对等援助、对等回报的基础上,通过所有参与会展的社会组织开展互助合作,互利招展,一家主办,多家招展等多种形式,提高招展能力,扩大招展范围,保证自身利益,提升展会的档次和水平,做大做强展会,打响展会的品牌。

  会展活动中需要维系的公共关系目标

  1. 内部员工的关系

  内部关系维系实际上是人力资源管理的问题。管理大师彼得·德鲁克曾经说过, “管理就是要让人力资源产生生产力,它是惟一意义深远的竞争力”。一个企业要想生存发展,较强的竞争能力是不可缺少的,而这个竞争能力主要来自一个健全的机构系统,高度的运行效率及全体员工的协调合作精神。做好内部关系的维系,在组织内部全体成员之间沟通一致,可以将员工联结成一个整体,形成强烈的核心力,通过内部公关,将组织变成一个温馨和睦的大家庭,做到企业对员工遵守承诺,也能够培养员工对企业的承诺,两者可以实现公关中的互惠互利观念。同时,内部公关的成功对外部环境产生辐射作用,可以得到外部公众的认可。因此,组织应该把内部公关当作是一项战略,把它融入到企业的管理哲学中去,发挥内部公关的真正职能。

  展览活动是一项高智能、高风险、高难度、高强度、高时效,同时也是高回报的工作。它要求工作人员有高度的责任感、使命感和团队意识,既要有自制力还要有协调力,更须有超人的意志力,工作中不得有丝毫马虎或差错。特别是展会实施中,要求每个人都须做到临危不惧、判断准确、随机应变,保持高度独立、自制、警觉,并具备超人的脑力与体力,才可能确保一项展览在短短两天到一周的时间内运转正常。因此,组织者如何做好内部员工的沟通与管理,直接关系到整个展会的成功与否。因此,会展活动实施过程中管理要做到分工明确、责权对等、奖罚分明实施有效的物质激励和精神激励,力图使每个员工均处于最佳竞技状态,充分发挥其主动性、积极性和创造性。

  2. 投资者关系

  投资者关系是一个社会组织的战略性工作,与投资者之间良好的开放性和经常的沟通可以帮助降低企业的资金成本,为企业的管理层赢得更多的支持和吸引新的资金。良好的投资者关系是企业公共关系的一种功能。会展活动涉及面广,一次展会将有数家甚至更多国别、行业、角色、职能、利益不同的主办、承办、协办、赞助、鸣谢、同贺等单位介入,从本质上说,它们共同构成了一项展览活动的投资人,是会展活动的股东,将从中获取形式各异、内容不同、大小有别的各种所有者权益,具体涉及到股东的利润、管理费、企业或品牌形象、知名度、美誉度等。因此,作为会展的组织者即承办方如何实现展览效益最大化、充分体现互利互惠的合作原则、使各方各得其所成为处理好这一关系的核心。

  3. 政府关系

  政府公众是对社会进行统一管理的权力机构,具有权威性,政府和组织之间是管理与被管理的关系。协调维系与政府的关系非常有必要,因为政府是国家权力机构,对国家实行宏观调控,最具权威性,一个组织要是能得到政府的认可和支持则就有可能得到社会大众的认可和支持,组织要尽可能向政府表明对社会对政府的贡献,扩大在政府心目中的影响,得到政府的大力支持。良好的政府关系能为组织形成有利的政策、法律和社会管理环境政府作为权力机构,制定相关方针政策、法律对社会和组织实行干预,这些宏观政策对组织会产生重要影响,因此组织要尽力能使政府在制定法律政策时有利于本组织的发展。我国对会展业的管理沿用的是展会审批制,即一个展会从立项到实施,必须接受从国家有关批准单位到工商、税务、卫生防疫、海关、公安、消防、交通,以及环保、市容监察等诸多政府管理部门的审核与约束。而且政府对会展业的宏观调控在相当长的时间内将会持续。因此,如何妥善处理好与政府及上级管理部门的关系,是展会组织者一项重要而长期的工作。

  4. 力博官方网关系

  媒体是社会上的新闻传播机构或工具,包括报纸、电视、杂志、广播、网站等,媒体公众是组织外部环境中最特殊最敏感的公众群体,因此处理好媒体关系非常有必要。力博官方网是组织与广大公众沟通的重要中介,组织的公关活动必须要依靠媒体才能完成,如果没有媒体的传播报道与沟通也不能称之为公关活动。对组织而言良好的媒体关系可以帮助组织引导良好的公众舆论,让公众对组织产生良好的口碑和评价,有利于组织形象的塑造,维护组织的知名度和美誉度。会展属于综合、大型的社会活动,是新闻媒介关注的焦点。因此,展览会往往会成为传媒采访的热点,对提高展览组织的知名度和美誉度有很大的帮助。主动积极的与之保持良好的沟通与联系,是做好会展活动的关键因素。

  5. 社会公众关系

  社会公众是指购买、使用或关注本组织提供的产品、服务、观念的个人、团体或组织。是一个组织的最大的社会群体,几乎囊括了每一个社会成员,直接掌握着组织的命运。良好的社会公众关系能给组织带来直接的经济利益,能让企业确定以谁为目标的问题,建立“顾客第一”的根本理念,将顾客的利益放在第一位,满足消费者的需求,想其所想,急其所急,必能使企业与消费者实现共同的目标和共同利益,使企业能长期稳定发展。会展活动的社会公众包括与展会内容直接相关的国内外来访者、买家,也包括潜在的关注、影响展会达到其预定目标的其它各类社会力量。如果会展活动得不到社会公众的关注,门庭冷落,展览规模再大,也是一次不折不扣的失败。会展活动过程中要始终提倡以人为本的理念,突出方便性、功能性,确保参观安全、有序,场面井然,环境适宜,服务到位,设施齐全,交易顺利,以全方位多功能的服务方便到访的国内外公众、满足不同需求才是维系社会公众关系的关键。

  6. 其他服务提供者的关系

  会展活动通常会涉及场馆、旅游、住宿、餐饮、运输、仓储、租赁、报关、通讯、邮电、广告、会务服务、礼品鲜花、礼仪、演艺、印刷、保安等多种服务及众多合作伙伴。每个合作者都是整个展览活动的一部分,各方只有通力合作才能取得理想效果。会展活动的承办者要有意识的去构造一个精诚合作的价值链,通过与链条各方的通力合作,将各个单位的核心竞争力有效的链接到展会活动中来,逐渐积累并拥有独特的、不可模仿的竞争优势,创出名牌展会。

  会展活动中维系协凋相关目标公众的建议

  会展活动是一种立体化、多功能的营销手段,它为参展单位与来访者提供了一个信息交流、了解市场、感知需求、塑造形象、寻求商机、完成交易的平台,使双方实现了立体、全面的互动与沟通,完成了产品或服务的推介与销售。为此,会展的组织者在整体运作中应该科学的协调和维系与社会各界的多种错综复杂的关系,推进会展活动各项工作的顺利进行。

  1. 以公关意识和理念指导会展活动。

  公关意识是一种现代化经营管理和行政管理的思想、观念和原则,是一种开明的经营和管理观念,是一种全新的思维方式和交往方式的体现。包括形象意识、公众意识、沟通意识、服务意识、责任意识、合作意识、创新意识等。会展活动的健康运行首先要把相关公众看成是自己生存和发展的前提条件,把能否处理好公众关系看作自身事业是否成功的标志,时时刻刻以公众的利益为出发点来设计自己的行为。会展活动的策划和执行要追求独创、追求新颖,以塑造组织形象为重要的目标,注意建树良好的形象,维护良好形象,要自觉地意识到组织的一举一动、组织成员的一言一行都代表了组织形象,展现着组织形象,影响到组织形象,从而懂得用良好的形象为自身发展创造最佳的社会关系环境,赢得公众信任和支持,获得发展机会。

  2. 加强各方的沟通,以形式多样的公关手段推进会展活动的有效性。

  传播是公共关系的手段,是公关活动的中介和载体,是联系社会组织与公众的纽带和桥梁,公共关系必须借助传播才能进行活动,才能实现沟通,才能树立组织形象。没有传播,公共关系就失去了赖以依靠的手段,公众无法得知组织的相关信息,组织也无从了解公众的意见、看法。公共关系的传播是作为主体的社会组织通过各种传播

力博官方网  手段向目标公众进行传播与沟通以使公众对组织形成深刻的印象从而树立组织的良好形象,这种沟通与传播必须强调是双向的。公共关系的传播手段一般有宣传型、交际型、服务型、社会型和征询型等。宣传型公关传播是运用大众传播媒介和内部沟通方法,开展宣传工作,树立良好组织形象的公关活动。其特点是主导性强、时效性强、传播面广、推广组织形象效果好。交际型公共关系传播是在人际交往中开展公关工作的一种模式,目的是通过人与人的直接接触,进行感情上的联络,为组织广结良缘,建立广泛的社会关系网络,形成有利于组织发展的人际环境。服务型公共关系传播是一种以提供优质服务为主要手段的公关活动模式,目的是以实际行动来获取社会公众的了解和好评,建立自己良好的形象。社会型公共关系活动是组织利用举办各种社会性、公益性、赞助性活动开展公共关系工作的模式。征询型公共关系活动是以提供信息服务为主的公关活动模式,目的是通过采集信息、舆论调查、民意测验等工作,了解社会舆论,为组织机构的经营管理决策提供参谋,使组织行为尽可能地与国家的总体利益、市场的发展趋势以及民情、民意一致起来。会展活动要合理运用公共关系的传播方法和模式,利用丰富的媒体资源,帮助各方通过会展这个平台得到最大限量的媒体透视,达到与相关公众的有效沟通,以实现会展活动的终极目标。

会展案例分析题

在安排会议第一天和第二天的午餐时,要注意什么?

为什么风险管理是会展成功的重要因素

会展风险管理是指会展活动的管理人员对可能导致损失的会展项目的不确定性进行预测、识别、分析、评估和有效的处理,并以最低的成本为会展的顺利完成提供最大的安全保障的科学管理方法。

特征:

1)时效性

所谓时效性,是指会展活动在不同阶段所面临的风险是不同的,而风险的承担者只需在特定的时间内才承担这些风险。例如,延期或停办的风险只存在于会展的前期准备阶段;而在会展的现场,风险则主要是火灾、意外伤害等。

2)有偿性

会展风险的计划编制、识别、分析、监控和处置都需要耗费大量的人力和物力资源。而会展风险管理的有偿性主要表现在用来预防或降低未来可能出现的问题所造成的损失,其真正的价值只有在未来才能体现出来。需要注意的是,用于风险管理的投入将来既有可能抵消,也有可能多于风险事件本身所造成的损失。

3)动态性

会展的风险管理是一个动态的过程。一旦某一会展活动的目标、时间和费用计划确定下来,其风险管理计划也应当随之完成。而在进行风险管理过程中,如果会展活动的时间、费用等因素有重大变化时,相对于这些因素的风险也需要重新进行评估。

4)信息依赖性

会展风险管理是在收集与分析风险情报和外界信息的基础上进行的,因此具有较强的信息依赖性。换言之,对会展风险的识别、预测和评估的准确性与会展风险管理部门的信息处理能力密切相关。此外,有效的会展管理还有赖于会展企业与其他负责安全保障部门之间及时地进行信息沟通和紧密合作,共同制订相应的行动计划和风险处理措施。

意义:

1.确保会展活动如期举行

筹备一个会展活动,特别是大型会展活动,需要的时间较长。从策划、立项、招展到会展活动开幕,短则需要一年时间,长则三五年时间,有的大型会展活动(如“世博会”)的筹备时间甚至需要10年以上。在这么长的时间内,一些突发的社会、政治和经济事件都会对会展的筹备产生重大影响。有的可能使会展延期举办,有的会使会展活动中途夭折。进行有效的会展风险管理,可以对一些可控的危机事件提前进行有针对性的预防。而对那些不可避免的风险事件,可以进行风险评估,分析其发生的概率及一旦发生这类事件对会展可能带来的影响,并在此基础上,采取必要的应对措施,防止和避免风险损失,最大限度地保证会展如期举行。

2.保证会展活动的安全举办

作为公众性社会活动,一般的会展活动在举办时都伴随着高度集中的人员流动。例如,每年的广交会都会有十多万外商,几十万国内参展商和其他来宾到会进行各种商务活动。如此众多的人员在短时间内聚集一堂,会场的安全问题当然是头等重要的。如果此时发生火灾、事故l生停电甚至恐怖事件,后果都将不堪设想。对会展活动进行风险管理,就可以有效地防止和应对会展现场可能发生的各种风险事件,保证会展活动安全举行。

3.减少会展举办方的损失

大型会展活动的前期准备工作十分艰巨,不仅任务量大,而且投入也非常大。一旦突发事件致使会展活动被迫延期甚至取消,其前期投资很难收回,因此会给举办方带来巨大的经济损失。对会展进行风险管理,并对一些突发的风险事件建立一套有效的预防措施,可以将会展举办方可能面临的风险减少到最低程度,从而最大限度地减少其经济损失。

4.取得客户的信任

客户是会展活动最重要的资产。因此,对客户负责,使客户满意,为客户营造一个安全的环境是会展举办方一直以来追求的目标。如果会展现场危机四伏,客户参加该展会就会顾虑重重,甚至放弃参展计划。基于对客户高度负责的精神,会展举办方有必要对会展进行有效的危机管理,尽力将一些可能发生的风险事件消灭在萌芽状态。而对于一些不可控的风险事件,会展举办方也要为客户的利益着想,努力采取措施,尽量减少客户的损失。由此可见,对会展进行有效的风险管理,是举办方对会展活动进行人本管理的一项重要内容,也是其取信于客户的一项重要手段。

对大学生而言,会展危机是什么

会展活动涉及到社会的方方面面,其活动的集聚性和时效性往往是其他行业有所不及的。如何认识会展危机的特征和分类是至关重要的。

曾有人把会展视同农民对天时地利的依赖程度,迫切需要进行危机管理。也有人说“会展危机无处不在,危机随时可能发生” 。而对会展危机的定义,有些专家界定为:“针对会展而言,危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体等利益相关主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续正常经营的非预期性事件,这些事件可能以无限多样的形式,在许多年不断发生”。

美国前总统肯尼迪,曾对“危机” 两字做过西方式的解释,他认为前一字表示“危险”,后一字表示“机遇”,也就是危险机遇的意思。这种说法在国外颇为流行。

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