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年底了,你们的公司的会,员工喜欢开吗?

日期:编辑:营销小百科

有人曾经说过,判断一个企业经营效率的高低,看看他们开会的状态就知道了。


工作中,我们免不了要开各种各样的会议,但是怎样才算是一个好的会议呢?


力博官方网在这样一个分秒必争的时代,如何才能让我们高效开会,成为了每一个管理者必须关注的问题。




1.开会其实挺贵的

一说到开会,我相信很多人会“谈会色变”。我曾经看过一个统计数据:


世界上一天内召开会议的总量大概在6000万次以上,在中国,每天召开的会数量达到了1000万次,占到的1/6。


开了这么多会,效果好吗?


效果好坏这里不好做判断,但是这么多会议,成本是很高的,会议的成本可简单分为直接成本和间接成本。


①直接成本


力博官方网有一个会议成本的计算公式=X+2J×N×T。


  • X:会议的显性成本,如会议室租金、参会者的差旅费、住宿费等
  • J:参会人员平均工资的3倍(因为涉及会前准备和会后跟进,所以计算的时候还要乘以2)
  • N:参会人数
  • T:会议时间,按小时为单位计算

力博官方网比如某企业员工平均收入为54000元/一年,假设一年工作时间为270天,每天工作8小时,那么一个10人、3小时的会议( 假设会议显性成本为3000元),那么整个会议的成本如下:


3000+2×(54000÷270天÷8小时×3倍)×10人×3小时=7500(元)


②间接成本


力博官方网除了以上提到的直接成本,以下原因造成的损失,更是不可估计:


  • 因为开会而错过的客户的重要电话
  • 因为开会导致没能及时处理客户的投诉
  • 因为开会发货申请无法及时审批
  • 因为开会无法及时支付供应商货款,导致原材料无法及时购买

这么昂贵的会议费用,开会的时候,难道我们不应该认真一点吗?




2.什么时候该开会了

虽然会议“很贵”,作为企业重要的沟通手段,很多会议我们还是要开的,比如以下这几种类型:


①宣导会


比如传播公司经营理念和文化的会议,或者公司重大变化的通知会议,这种会议有利于公司价值观的传播,有利公司上下统一思想,保持信息的一致性。


②讨论会


针对公司面临的问题共同制定方案,大到公司经营方向的确定,小到针对客户宣传海报的制作,都可以通过这类会议来解决,目的是通过共同协商,找到力博官方网。


③总结会


力博官方网定期的总结会议,比如周会,月度总结、季度总结、年度总结等,这种会议的目的在于针对过去经营状况进行总结,复盘过去,展望未来。


力博官方网在企业的成长和发展过程中,会议起到沟通桥梁的作用,不管是人或组织,通过会议沟通,实现各个参与力博官方网的互通,从而实现企业的高效运作。




3.向低效的会议说NO

力博官方网会议很重要,但在很多的企业中,却充斥着各种低效的会议,严重阻碍了企业的高效经营,以下几种类型的会议需要引起我们的高度重视:


①无准备的会议


战场上,我们提倡不打“无准备的战”,职场会议也是一样,不开“无准备的会”。很多会议的发起人一时兴起召开会议,参会人毫无准备,不仅浪费会议上宝贵的时间解释问题和背景,同时由于参会者无法提前准备,会上无法充分思考和讨论,会议的效果差。


②把讨论会变成“一言堂”的会议


力博官方网会议是团队沟通的重要手段,但是很多企业的老板很喜欢开“一言堂”会,这种会议表面上是讨论会,实际上就是老板一个人的演讲会,老板只顾自己说,根本不给其他参会成员说话的机会,到会议尾声的时候,老板会象征性问下大家有什么想法,最后,大家都是没想法,老板英明,因为老板不希望你有“想法”。


③失控的会议


力博官方网说到失控,主要分两种:


  • 第一种是主题失控:明明是讨论主题A,结果讨论到C都没人发现,最后只能回归主题A继续讨论,既浪费时间又浪费精力。
  • 第二种是时间失控:很多公司开会的时候没有预估会议的时间,最终导致的结果是会议拖沓。或者在明知会议超时的请况下,没有安排适当的休息,导致大家的思维受阻,达不成预期的会议效果。

唯有避免这三种低效的会议,我们才能让会议发挥更大的作用。




4.高效会议:三星的“九三法则”

彼得•德鲁克曾在其作品《卓有成效的管理者》中指出,公司的会议过于频繁,说明公司的管理存在不⾜之处。


可见,一个企业能否持久发展,与一个公司的会议管理能力息息相关。


一个高效的会议,一定是高度标准化的会议,三星公司创造性地提出了会议管理的“九三原则”,非常值得我们学习,该原则分为“九个要求”+“三个公式”:


①九个要求


  • (1)凡是会议,必有准备
  • (2)凡是会议,必有主题
  • (3)凡是会议,必有纪律
  • (4)凡是会议,会前必有议程
  • (5)凡是会议,必有结果
  • (6)凡是开会,必有训练
  • (7)凡是开会,必须守时
  • (8)凡是开会,必有记录
  • (9)凡是散会,必有事后追踪

②三个公式


配和以上9个要求,三星还在会议组织上应用三个公式:


  • 开会+不落实=零;
  • 布置工作+不检查=零;
  • 抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

力博官方网“九三原则”是一套非常好的会议指导原则,按照以上的要求和公式,相信你一定能把会议开得有声有色。




5.没必要的会议通通砍掉

随着企业规模变大,力博官方网变得越来越复杂,沟通效率无疑是对管理者巨大的考验。


力博官方网很多工作需要不同的岗位的人员密切的配合,特别是跨部门的沟通,而会议就起到非常重要的作用。


力博官方网于是出现各种“会议并发症”,其中最可怕就是“会海”,简单来说就是会议过多,占用了员工大量的工作时间。


作为管理者,我们需要思考每一个会议的必要性,前面我已经谈过会议成本的问题,对很多企业来说,实现企业高效运作,就是要减少不必要的会议,可以从以下几个维度去思考会议的必要性?


  1. 是否有其他方式来解决这个问题——比如建立一个微信讨论组来高效传递信息
  2. 会议能否和其他会议合并——主题类似的会议可以合并召开
  3. 对于将要解决的问题,会议的成本是否过高——评估解决这个问题能产生多大的价值
  4. 如果不开会,预期带来可能的损失是什么——损失承受得起吗,当下是否有更重要的事情?

我们只有勤于思考,加强会议管理,减少不必要的会议,才能专注在更重要的事情上面。




6.有用的会议可视化工具

科学证明,在人与人之间的交流中,视觉是接收信息、传递情感的重要媒介。


一个高效的会议,如果能借助会议可视化工具,能让会议增色不少。以下几种会议可视化工具,可以帮助参会者更好地进行思考。


①鱼骨图(Cause and Effect Diagrams)


力博官方网鱼骨图因外形酷似鱼骨而得名,由⽇本管理⼤师⽯川馨发明,又称⽯川图,鱼头标注问题和缺陷,原因则出现鱼骨上,越靠近鱼头,说明出现的概率越高,这种图主要应用于寻找问题的根本原因。




②逻辑树(logic tree)


逻辑树又叫问题树,是一种分层的分析方法,把一个问题拆分成几个子问题,再把子问题细分,这个工具可以帮助我们从整体去把握问题,进行全面系统的思考,在提⾼执⾏效率的同时,保障问题解决过程的完整性。


③流程图(Flow Chart)


力博官方网流程图主要用于体现企业,信息流、物流、资金流的流动过程,通过画流程图,可以帮助我们对企业的各种流程进行有效梳理,比如生产线的作业流程,ERP系统的信息传递流程,跨部门的合作流程等。


④SWOT分析


一个用于分析企业内外部竞争环境的和竞争条件的态势分析法,通过S (strengths)优势、W (weaknesses)劣势,O (opportunities)机会、T (threats)威胁这四个维度,帮助我们重新找到企业在行业中的位置,找到新的方向。




力博官方网开好每一个会,是每一企业管理者的必修课,低效的会议,会毁掉大家的创造性。高效的会议,却可以带领企业走向辉煌。



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